Tip Manajemen File kanggo Digital Files
Saliyane nyimpen dokumen sacara lokal ing desktop, laptop utawa piranti seluler, perusahaan liyane nggunakake cloud kanggo aplikasi bisnis lan panyimpenan file. (Waca Apa Computing Cloud Iku Ideal Kanggo Usaha Kecil lan 5 Piranti Computing Cloud. )
Luwih complicating masalah panyimpenan yaiku perlu kanggo akeh bisnis bareng dokumen antarane karyawan .
Ing kantor iki biasane ditindakake kanthi nggunakake server file utawa piranti panyimpenan jaringan sing ditempelake (NAS). Yen akses seluler sing dibutuhake dibutuhake, dokumen bisa disimpen ing méga lan dituduhake kanthi menehi idin akses. Asil kabeh iki bisa dadi nightmare manajemen file karo sawetara dokumen wong sing disimpen ing awan lan sawetara dokumen lokal, malah bisa disimpen mung ing sak panggonan utawa liyane.
Organisasi punika Kunci Manajemen File Elektronik
Ngendi wae dokumen sing disimpen iku penting kanggo tetep diatur lan dianyari. Tujuan saka manajemen file elektronik yaiku kanggo njamin sampeyan bisa nemokake apa sing dipengini, sanajan sampeyan lagi nggoleki taun-taun sawise nggawe.
Umume wong bisnis ing sawijining wektu utawa liyane wis ing posisi memalukan nduweni telpon customer lan ora bisa kanthi cepet nemokake invoice relevan utawa dokumen customer penting liyane.
Bebarengan nggegirisi gumremet ing akhir taun nyoba nemokake dokumen babagan akun perusahaan kanggo akuntan utawa malah luwih elek, juru pajak .
Organisasi dokumen digital sing tepat pancen kritis ing lingkungan sing dituduhake - yen salah sijine karyawan sing absen (sementara utawa permanen!) Sampeyan kudu kanthi gampang nemokake dokumen sing digawe utawa dikelola dening wong kasebut.
(Elinga yen masalah potensial masalah data karo karyawan sing ora dikepringke, mbayar maneh minangka alasan liyane kanggo nglindhungi data bisnis. Waca 6 Aturan Praktek Data Bisnis ).
Tip manajemen file iki bakal mbantu sampeyan tetep bisa diakses:
1. Gunakake folder instalasi standar kanggo file program.
Gunakake lokasi file standar nalika nginstal program aplikasi. Ing Windows, dening file program aplikasi konvènsi dumunung ing (Drive Letter:) -> Program Files directory. Nginstal aplikasi ing panggenan liya mbingungake lan ora perlu.
2. Siji panggonan kanggo kabeh dokumen.
Selehake kabeh dokumen ing folder siji "root". Kanggo pangguna siji ing lingkungan Windows, lokasi standar iku folder My Documents.
Ing lingkungan file sharing nyoba nglakoni sing padha. Nggawe folder root siji (disebut "Dokumen Bersama" umpamane) lan nyimpen kabeh dokumen ing sub folder ing folder root. Duwe lokasi siji kanggo kabeh dokumen elektronik ndadekake luwih gampang nemokake barang lan ngaktifake gawe serep lan arsip.
3. Nggawe folder ing hirarki logis.
Iki minangka laci kabin komputer ing komputer, supaya bisa guneman. Gunakake basa kosong kanggo jeneng folder sampeyan; sampeyan ora pengin nggoleki daftar folder iki ing mangsa ngarep lan kepikiran apa "TFK" utawa apa wae singkatan menarik liyane sing sampeyan nemokna.
4. Numpuk folder ing folder.
Nggawe folder liyane ing folder utama iki minangka perlu. Contone, folder sing disebut " Invoice " bisa ngemot folder sing jenenge "2018", "2017" lan "2016". Folder sing dijenengi kanggo klien bisa nyakup folder "data pelanggan" lan "korespondensi". Tujuané kanggo ndarbèni saben file ing folder tinimbang nggarap file orphan sing didaftar.
Aja, senadyan gawe struktur folder sing rumit banget. Ngendi wae nggunakake jeneng file deskriptif.
5. Tindakake konvensi penamaan berkas.
Sawetara sistem operasi (kayata Unix) ora ngidini spasi ing jeneng file utawa folder, supaya ora ngalangi yen lingkungan komputasi dicampur. Nanging nggunakake garis ngisor minangka pambatasi (eg Doe_John_Proposal.doc.) Karakter liya kayata /? <> \: * | "Sampeyan uga dilarang ing jeneng file utawa folder ing Windows.
Gunakake jeneng file deskriptif kanggo identifikasi sing gampang lan pengangkatan nanging ora dilalekake - jeneng file / path nduweni wates dawa sing beda antarane sistem operasi. Ing Windows, panjang path lengkap maksimum kanggo file (umpamane huruf drive + jeneng folder) jenenge 260 karakter. Gunakake singkatan umum ing ngendi wae, kayata Jan kanggo Januari utawa Corp for Corporation.
6. Dadi spesifik.
Menehi file elektronik logis, jeneng spesifik lan kalebu tanggal ing jeneng file yen bisa. Tujuan nalika ngatur file kasebut yaiku kanggo bisa nyritakake apa file kasebut tanpa kudu mbukak lan katon. Dadi yen dokumen kasebut minangka layang kanggo pelanggan ngelingake yen pembayaran wis ditundha, nyebutake kaya "overdue_20180115"; tinimbang kaya "huruf". Carane sampeyan bakal ngerti sing huruf tanpa mbukak?
Yen sampeyan nganggo file liwat email utawa piranti portabel sampeyan bisa uga pengin duwe jeneng berkas kalebu informasi luwih spesifik, amarga informasi folder ora bakal kalebu file sing dienggo bareng. Contone, yen dokumen sampeyan dumunung ing My Documents \ Invoices \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc lan file sing dienggo bareng utawa dikirim lewat email kabeh sing ditampa bakal ditampa yaiku Doe_John_20170416.doc lan mungkin ora bisa nyandhak yen file kasebut minangka customer invoice tanpa mbukak.
7. Gambar nalika sampeyan pindhah.
Wektu paling apik kanggo ngajukake dokumen yaiku nalika nggawe. Supaya bisa nganggo kothak dialog "Simpen As" kanggo ngatur file lan jeneng kasebut, sijine ing panggonan sing bener ing panggonane.
8. Order file kanggo penak.
Yen ana folder utawa file sing sampeyan gunakake kanthi akeh, meksa menyang ndhuwur dhaptar file kanthi ngganti jeneng karo! utawa AA ing awal jeneng berkas.
9. Cull file sampeyan sacara teratur.
Kadhangkala sing paling cetha umpamane ing conto folder sing dijenengi "Invoice" ing ndhuwur. Yen ora, tetep folder sampeyan ora katon kanthi mbusak file lawas.
Aja mbusak file sing gegandhengan bisnis kajaba sampeyan pancen yakin sampeyan ora bakal perlu file kasebut maneh. Nanging, ing kumpulan utama folder ing folder root sampeyan, nggawe folder sing disebut "Lawas" utawa "Tidak aktif" lan pindhah file lawas menyang nalika sampeyan nemokake.
( Carane Sampun Long Sampeyan Tansah Business Records kanggo CRA utawa IRS? Nerangake suwene sampeyan kudu tetep cathetan bisnis kanggo ketemu sampeyan tax taxation.)
10. Gawe serep file kanthi tetep.
Apa sampeyan nyalin file menyang drive liyane utawa menyang tape, iku penting kanggo nyiyapake lan tindakake regimen bali reguler. Waca 3 Langkah-langkah kanggo Sistem Serep Sukses .
Manajemen Gambar Apik Ndadekake Nemokake Apa Mau Gampang
Ngatur dokumen elektronik kudu dadi bagian saka strategi manajemen dokumen sakabehe kanggo bisnis sampeyan. Rencana manajemen dokumen sing bener kudu nyakup kabeh aspek penanganan dokumen, kalebu panyimpenan, pengunduran, gawe serep, lan keamanan.
Fungsi telusuran iku apik nanging ora bakal cocok karo gampang kanggo bisa langsung menyang folder utawa file. Yen sampeyan tindakake tips manajemen file iki kanthi konsisten, sanajan sampeyan ora ngerti ngendi ana, sampeyan ngerti ngendi mesthine - kauntungan gedhe nalika nerangake nemokake apa sing sampeyan looking for. Praktik Manajemen file sing apik bakal ngirit wektu lan dhuwit .