Cara nggawe sistem manajemen dokumen kanggo bisnis cilik
Kanggo akeh bisnis, fokus manajemen document ing organisasi lan panyimpenan dokumen. Padha pengin bisa nyimpen dokumen kanthi cara sing aman lan aman sing isih bisa ngidini dokumen sing gampang ditemokake.
Artikel iki bakal nuduhake carane nggawe sistem manajemen dokumen sing bener.
Yen ngetik "manajemen dokumen" menyang mesin telusur wae, sampeyan bakal entuk dhaptar dhaptar "solusi" manajemen dokumen, akeh fitur lunak utawa aplikasi sing ngiklanake kaluwihan duweni kantor tanpa kertas .
Piranti lunak utawa aplikasi manajemen document, Nanging, dirancang kanggo ningkatake penanganan bisnis file elektronik . Masalahe iku akeh bisnis cilik sing kudu nangani campuran data lawas ing kertas lan file elektronik - lan ing sawetara kasus, proporsi data kertas luwih gedhe.
Siji solusi kanggo masalah gadhah lingkungan data campuran bakal nggunakake sistem imaging document kanggo ngowahi kabeh dokumen bisnis sampeyan menyang wangun elektronik. Nanging iki larang banget lan akeh wektu kanggo bisnis cilik.
Kabar apik yaiku sampeyan bisa nyedhiyakake dasar-dasar sistem manajemen dokumen ing pangguna tanpa mundhut piranti lunak khusus utawa bakal ngupaya pencitraan dokumen grosir.
Sistem ora kudu kompleks; sampeyan mung kudu nginvestasi sawetara wektu ing planning lan ngleksanakake.
Cara nggawe sistem manajemen dokumen
Nyetel sistem manajemen dokumen kalebu telung langkah;
- nggawe rencana manajemen dokumen,
- ngleksanakake rencana manajemen dokumen,
- lan liwat.
Langkah pisanan, nggawe rencana, kalebu njawab papat pitakonan kasebut:
Apa aturan kanggo nggawe dokumen?
Faktur , surat pengingat pembayaran, brosur penjualan, email, lembaran imbangan , spreadsheets, laporan - Kabeh bisnis nggawe macem-macem dokumen sajrone nglakokake lan nglacak bisnis. Lan supaya samubarang diatur, kabeh bisnis kudu nggawe aturan kanggo nggawe dokumen.
Contone, ana template ing jero omah kanggo sawetara dokumen bisnis standar, kayata huruf lan invoice, lan ing endi ana ngendi?
Apa ana pedoman gaya ing omah sing perlu diterusake?
Apa dokumen anyar bakal tanggal lan / utawa dicemplungke wektu?
Prosedur apa sing kudu diterusake kanggo nuduhake utawa nyusuri dokumen?
Kanggo sawetara bisnis cilik, siji-sijine poin babagan panyedhiya dokumen sing prakara bakal ing ngendi cithakan kanggo macem-macem dokumen bisnis dumunung lan cara migunakaké. Nanging yen nggawe dokumen ing bisnis sampeyan melu macem-macem wong nganggo kolaborasi, maca utawa ngupdate dokumen, sampeyan kudu nglampahi sawetara wektu kanggo nemtokake carane iki kudu rampung kanggo mesthekake efisiensi lan konsistensi.
Carane kita bakal nyimpen dokumen?
Ana loro aspek kanggo pitakonan iki.
Pisanan nglibatake aspek fisik panyimpenan. Sanajan bisnis cilik nyimpen dokumen ing lemari arsip, ana biaya sing gegandhengan karo panyimpenan; ora mung biaya lemari arsip dhewe, nanging biaya wektu nalika sampeyan lan / utawa karyawan sampeyan dokumen file utawa menyang njupuk maneh. Jebule, biaya sing paling gedhé sing digandhengake karo panyimpenan, kanggo bisnis sing paling cilik, mbokmenawa biaya wektu mbuang nalika wong-wong bakal nggoleki dokumen.
Aspèk kapindho panyimpenan dokumen minangka organisasi; kepiye carane dokumen bisa diajukake? Kunci kanggo ngajokake dokumen iku kanggo ngetrapake praktik manajemen file sing apik.
Sampeyan uga kudu ngerti carane sampeyan bakal arsip dokumen. Carane sampeyan bisa nangani file sing wis kedaluwarsa utawa mung arep dipindhah menyang pembakar maneh ing sistem manajemen dokumen?
Ing wiwitan saben taun, umpamane, aku ngliwati file sing gegandhengan karo karya ing komputerku, nambani sing ora ana saiki, lan nggawe folder anyar sing dilabeli taun lan / utawa subyek, ngobah file nalika dibutuhake.
Padha bisa rampung karo file kertas; ora angel mbusak dokumen lawas (er) saka folder file lan label lan gawe anyar karo "Lawas" ing judhul. Sawetara perangkat lunak nawakake pilihan arsip otomatis. Microsoft Outlook, kayata, ngidini sampeyan arsip email lawas.
Carane bisa njupuk dokumen luwih gampang?
Pitakonan iki minangka jantung sistem manajemen dokumen. Ing survey conducted dening Leger Marketing kanggo Xerox Canada, pemilik SMB Kanada lan manajer sing rata-rata nyatake yen $ 2,152 setahun kanggo ngatur lan nyimpen dokumen lan kira-kira jam sedina kanggo nelusuri dokumen kasebut (globeandmail.com).
Sawise maneh, praktik-praktik filing apik bisa nyedhaki dalane kanggo ngrampungake masalah kasebut. Nelusur artikel Manajemen Data ing situs iki bakal diwiwiti. Yen sampeyan nindakake bab-bab kayata terus-terusan nderek konvensi penamaan ketat, umpamane, dokumen bakal luwih gampang ditemokake.
Lan manawa sampeyan dadi pemilik tunggal sing nglakoni solo utawa pemilik bisnis karo karyawan , aku nyaranake nggawe Daftar Lokasi File , sing bakal ngelingake pangguna ing ngendi jinis file tartamtu - lan ing ngendi arep nemokake dokumen tartamtu. Yen bisnis sampeyan kaya paling akeh, elinga supaya kalebu file kasebut ing sistem komputer, server ing omah, ing awan , utawa ing wangun kertas sing diajukake ing lokasi fisik kayadene lemari arsip. Umpamane, umpamane sampeyan nggunakake gambar, video utawa malah foto kertas ing bisnisku. Entri ing List Locations File sampeyan bisa:
Gambar / video digital: komputer (utawa server) - drive E: / foto - file ing folder subyek sing cocok
Kertas foto: filing kabinet 3 - Foto - alpha miturut subyek
Jaringan sambungan utawa awan maya kudu dicithak miturut isi minangka ngirim file kabinet.
Carane kita bisa nggawe / nyimpen dokumen kita kanthi aman?
Garis pertahanan pisanan kanggo keamanan dokumen kanthi fisik ngamanake panggonan bisnis kasebut dhewe . Kabeh bisnis kudu nduweni sistem keamanan, kayata sistem alarm, diinstal - malah bisnis basis omah .
Perusahaan uga perlu utawa pengin nandur modal ing piranti keamanan liyane, kayata jendhela bar / panggilingan, kamera keamanan lan / utawa layanan patroli. Sampeyan bisa nglampahi kabeh wektu sampeyan pengin nggawe sandhi lan ndhelik file minangka upaya kanggo nglindhungi file elektronik, nanging ora ketompo yen ana wong bisa ngumbara lan nyolong komputer lan hard drive sing didampingi.
Kabinet kabeh kabutuhan kudu dikunci lan dikunci sawise jam kerja (lan dikunci nalika wayah udan yen ora ana sing dipercaya bakal ana ing jarak sing cedhak).
Prosedur keamanan umum kanggo dokumen elektronik nglibatake gawe serep dokumen sacara permanen lan tetep nggawe cadangan dokumen nang endi wae ing sajrone hard drive padha ing ngendi dokumen asli dumunung. Off-situs paling apik kanggo njaga supaya data bisnis wis ilang dening bencana alam - nanging alesan liyane babagan awan becik kanggo bisnis .
Usaha cilik karo kolega utawa karyawan sing nuduhake jaringan komputer sing padha uga pengin matesi akses sawetara pengguna supaya bisa mung nggunakake utawa ndeleng sumber daya jaringan. Contone, sampeyan bisa nduwe direktori jaringan utawa cloud sharing jenenge "Accounting" sing nduweni akses diwatesi mung manajemen. Malah yen pangguna diijini ngakses sumber, kayata aplikasi, dokumen-dokumen khusus bisa dilindhungi. Isi dokumen uga bisa dienkripsi, dadi bisa diakses mung sing duwe kunci enkripsi.
Maling karyawan minangka ancaman liyane kanggo keamanan data. Usaha cilik karo karyawan kudu nggawe mriksa résumé lan njupuk pemeriksa latar ing karyawan soal kebijakan.
Ngleksanakke Sistem Manajemen Dokumen
Sawise sampeyan nggawe rencana manajemen dokumen kanthi njawab pitakonan ing ndhuwur, sampeyan siap kanggo ngleksanakake, nggawe manawa kabeh staf sampeyan ngerti rincian sistem manajemen dokumen bisnis lan nglakoni tata cara sing cocok nalika nggawe, nyimpen, lan mbatalake dokumen.
Sampeyan uga kudu nggawe manawa kabeh sing ngakses lan nggunakake dokumen ing organisasi sampeyan tindakake, nindakake samubarang kayata menehi jeneng lan nyimpen dokumen kanthi tepat. Cek titik kanthi rutin kanggo nguji manawa file tartamtu bisa ditemokake kanthi gampang lan njaga malware.
Sampeyan bisa nyiyapake sistem manajemen dokumen ing sedina nanging ngleksanakake terus-terusan ing wayah wengi bakal dadi kunci sukses. Ganjaran sing gedhe-gedhe - bisa nemokake apa sing pengin ditemokake nalika sampeyan pengin lan tentrem atine.