Master Sistem Pengajuan Panjenengan!
Nganggo wektu kanggo ngatur sistem pengajuan sampeyan penting. Nalika kabeh wong kepengin duwe kantor tanpa kertas , kasunyatane manawa akeh bisnis cilik isih kudu nyimpen dokumen kertas kayata tagihan , kuitansi , lan liya-liyane, lan bisa kanthi gampang nompo nalika dibutuhake.
Nampa kuit kanthi bener iku penting banget; sistem filing sing ora ana utawa ora cocog bisa nambah dinten ekstra gaweyan ing wektu pajak wektu amarga sampeyan ora pengin nyasarake pemotongan pajak amerga ora kuitansi.
Lan yen bisnis sampeyan tau tundhuk audit lan sampeyan ora bisa gawé dokumen sing dibutuhake kanggo ndhukung biaya sampeyan, klaim bakal paling ditolak lan rega pajak sampeyan bakal dievaluasi maneh .
Minangka pemilik usaha cilik , sampeyan kudu bisa operate ing meja kanthi cepet lan gampang . Sanadyan nyiyapake sistem filing kertas muni angel, iku tugas sing relatif gampang sing bisa digawe luwih gampang dening sawetara tips lan trik filing.
Cara Ngatur Sistem Panetepan Panjenengan
(1) Njagong ing mejo sawetara menit lan nemtokake ngendi sampeyan bakal nalikane goleki samubarang.
Aku duwe laci ing sisih tengen workstationku. Nalika aku pisanan nyiyapake sistem filing, aku ora duwe apa-apa. Nalika aku nggoleki pena, paperclip utawa stapler, iki dadi papan pisanan sing bakal deleng, senadyan aku ngerti dheweke kosong. Dadi, kanthi alami aku nulis pena, kertas lan stapler ing laci iku. Kanggo kula, punika minangka papan alam kangge barang-barang kasebut.
Saben uwong darbe pendekatan iki kanthi beda lan apa sing dianggo kanggo wong siji ora bisa digunakake kanggo liyane. Njupuk sawetara menit kanggo njagong ing ruang kerja utama lan entuk peralatan, pasokan lan file. Sing bakal mbantu sampeyan nyedhiyakake titik becik kanggo ngusulake barang kasebut kanggo sampeyan.
(2) Saiki sampeyan ngerti ngendi sampeyan mesthi bakal nggoleki informasi, sampeyan kudu nemtokake manawa sistem filosofi, numerik utawa subjek subyek bakal paling apik kanggo sampeyan.
Carane sampeyan ngatur dokumen menyang kategori filing (ie expenses, financial, marketing )?
Carane sampeyan nemokake dokumen babagan biaya bisnis kayata laporan bank, tagihan sarana, kuitansi biaya kantor, log jarak tempuh kendaraan , dll? Apa bab informasi pelanggan - sampeyan nelusuri barang miturut jeneng klien? Miturut nomer referensi? Iki minangka langkah kritis, amarga bakal nemtokake cara sampeyan bakal nglebokake sistem pengajuan. Sawise sampeyan nemtokake kategori apa sing bakal sampeyan gunakake, pilih manawa sampeyan kudu luwih maju lan nggawe subkategori. Apa iki sadurunge sampeyan tuku apa-apa kanggo sistem filing sampeyan.
(3) Sabanjure, kira-kira nemtokake kabutuhan panyimpenan.
Apa sampeyan duwe jumlah akeh file sing diakses saben dina? Sampeyan mung bisa ngakses file saben minggu? Jawaban bakal nemtokake manawa sampeyan butuh panyimpenan file desktop, kabinet landhing 2 lungguh cedhak meja utawa kabinet papat laci tambahan ing kamar.
Pilih kanthi teliti. Ngidini kanggo tuwuh nalika nliti ing lemari arsip - tuku soko kanggo nyepakake kaping pindho file sampeyan bakal duwe saiki. Iki bakal mbatesi jumlah kali sampeyan kudu ngresiki lan ngatur maneh sistem filing sampeyan.
(4) Nandur modal ing sistem labeling apik kanggo kajelasan lan akses sing gampang.
Kang bisa maca file label swara ketok, nanging kejelasan ing label bakal nylametake sampeyan luwih wektu pengajuan tinimbang sampeyan bisa mbayangno.
Paling perusahaan sing nggawe label nyedhiyakake cithakan sing nggabungake karo piranti lunak pengolah tembung paling populer. Sampeyan bisa uga pengin nimbang salah sijine sistem pembuatan label cilik sing saiki uga bisa nyithak label mailing pribadi. Item sing nglakokake tugas ganda biasane investasi sing wicaksana.
(5) Saiki sampeyan siap tuku folder file.
Investasi paling apik yaiku kanggo tuku folder hanging hanging (nggawe tab label plastik disertakan) lan folder file manila kosong. Folder gantung berwarna paling apik kanggo rong alasan:
- padha gampang kasedhiya
- padha supaya gampang kanggo ngenali kategori
Contone, yen sampeyan sijine kabeh file klien ing folder nggantung kuning, informasi keuangan ing folder biru lan apa wae sing ana hubungane karo marketing ing folder abang, sampeyan bisa kanthi gampang ndeleng ngendi sampeyan kudu nggoleki file tartamtu.
Prasaja Paling apik
Prinsip KISS ditrapake kanggo nyiapake sistem filing sing gampang dianggo lan gampang tuwuh. Tetepen Simple Sayang! Kategori subyek sing akeh bakal ngidini sampeyan kanthi gampang nambah file anyar nalika sampeyan tuwuh, lan bakal ngilangi kabutuhan kanggo nganyarke utawa ngatur maneh sistem filing kanthi rutin.
Tetep prasaja iki uga bakal luwih gampang nggabungake file kertas lan digital minangka bagian saka sistem manajemen dokumen sakabèhé.
Go Paperless Where Maybe
Yen sampeyan nyoba nguripake bisnis sampeyan lan nggawe shift menyang "Paperless Office", sampeyan bisa nggolek kuitansi biaya lan simpen karo informasi akuntansi digital liyane. Sawetara aplikasi perangkat lunak akuntansi berbasis Cloud sing anyar menehi kasempatan iki kanthi nduweni aplikasi seluler sing ngijini sampeyan njupuk swara telpon seluler saka panrimo biaya lan ngrekam ing fly (pirsani Software Accounting Best for Small Businesses Kanada ).
Elinga yen salinan kertas utawa gambar digital kuitane biaya umum ditrima menyang Agency Revenue Canada (CRA) sing disedhiyakake kanthi jelas. Yen ora, CRA bisa njaluk dhokumèn kanggo ndeleng dokumen kertas asli sajrone audit utawa panyuwunan rutin kanggo dokumentasi, supaya asli kudu tansah katahan kanggo wektu sing diwènèhaké. (Waca Suwene aku kudu ngrekam bisnisku kanggo informasi luwih lengkap.)