5 cara kanggo nyuda wektu sampeyan nglampahi pengajuan
Nanging sayangé, sengit utawa ora, nalika sampeyan nglakoni bisnis cilik, pengolahan kudu rampung, utawa sampeyan bakal nemokake mejaku ambruk miturut bobot kabeh kertas sing terus ditumpangi. Apa sing diarani pandakwa?
Ana rong pendekatan kanggo masalah sing bisa mbantu.
Sampeyan bisa nyoba kanggo nggawe file wektu sethithik (cara sing aku wis meh sampurna liwat taun ngaktifake kantor) utawa nggawe wektu pengajuan minangka paling nyenengake sabisa (soko aku nyoba kanggo ngrampungake). Ayo katon tips kanggo ngurangi jumlah wektu sampeyan bener nglampahi pengajuan pisanan.
Shred and recycle sabisa mungkin
Pitakonan pisanan babagan sembarang potongan kertas sing mertandhani ing sampeyan sing bakal diajukake yaiku, "Apa dokumen iki kudu diajukake?"
Akeh dokumen sing kasedhiya ing surat bisa langsung menyang shredder. Apa titik ing iklan berkas utawa surat-surat informasi saka perusahaan liyane, umpamane? Nalika sampeyan ngurusi email, maca sepotong mail sapisan, mutusake apa sampeyan butuh taun sethithik lan file utawa rusak sesuai.
Kemungkinan apik, sampeyan uga ngusulake akeh salinan dokumen sing ora sampeyan kudu diajukake - lan ngirim ora malah dicithak.
Ora perlu nyalip salinan kertas invoice utawa surat, umpamane, yen file elektronik diatur lan sampeyan mlebu prosedur serep sing bener.
Supaya nalika sampeyan ngrampungake tumpukan tumpukan, suda "kertas sampeyan bisa urip tanpa".
Gunakake sistem filing sing nggawe tugas kantor liyane gampang, ora angel.
Akèh-akèh tulisan sing kudu dakwètaké ana hubungané karo proses bisnis - lan dokumèn kasebut kudu dilebokaké ing sistem akuntansi sadurungé apa waé wis rampung.
Dadi, tinimbang njupuk kuitansi kanggo kartrid toner printer lan nglebokake ing "P" ing sistem filing utama, aku ngajukake ing sistem filing "pisanan", serangkaian folder sing dilabeli sasi lan taun.
Contone, yen aku tuku kartrid toner ing September 2017, kuwi file sing dikirimake, bebarengan karo kabeh tagihan, kuitansi, lan dokumen bisnis liyane sing ana ing sasi kasebut. Banjur masalah prasaja bisa digarap ing folder ing pungkasan sasi lan gawe kabeh entri akuntansi sing kudu digawe (utawa yen sampeyan ora nindakake dhewe, kanggo ngirim folder saben wulan menyang akuntan utawa pemilik) .
Elinga yen kita mbukak bisnis layanan , ora bisnis eceran, supaya njagong mudhun lan nggarap akun sak suwene sasi kanggo aku. Sampeyan kudu ngowahi ide folder saben wulan yen sampeyan kudu nggawa akun anyar sing luwih kerep.
Coba sadurunge ngajukake
Apa mengkono sawise aku wis nggunakake folder saben wulan kanggo nindakake akuntansi? Dokumen kudu dipindhah menyang sistem utama " filing ". Nanging tinimbang mung saben file siji-sijine gumantung marang judhul, aku nyisipake logika miturut grup, prosedur pengajuan aku luwih cepet.
Ayo ndeleng liyane ing conto kartrid toner printer.
Tinimbang ngisi kuitansi iki ing "P" kanggo kartrid toner printer, aku bakal ngajukake iki ing Kantor Perlengkapan - Resit, panggonan sing padha aku arep ngajukake dokumen kayata kuitansi kanggo koleksi cathetan utawa kuitansi kanggo printer kertas. Iki ora mung nggawe file luwih cepet nanging luwih gampang kanggo nggoleki dokumen sakwise.
Gunakake kabeh tembung lan frasa ing label folder file, ora mung aksara
Ora ana aturan sing ngomong yen sampeyan mung diwatesi karo huruf siji nalika nggawe bagean saka sistem filing sampeyan. Lan yen sampeyan nindakake, sampeyan nggawe file sing ora perlu lan rumit. Ngatur sistem pengajuan sampeyan supaya bisa entuk manfaat saka pengajuan dening klompok lan nemokake lokasi sing tepat kanggo nyelehake dokumen kanthi luwih cepet.
Umpamane, tinimbang mung duwe bagian saka sistem filing sing dicithak "C", aku uga duwe bagean labeled "File Klien".
File ing "File Klien" diatur sacara abjad. Kaendahan ngowahi sistem filing sampeyan kanthi cara iki bisa tansah dibagi subdivided lan diatur yen sampeyan perlu. Dadi klien utama bisa duwe pembagi sistem berkas dilabelake kanthi jeneng ing "Klien Files" bagean kanggo nggawe nemokake dokumen sing gegandhengan karo dheweke luwih gampang.
Ing conto iki, label ing sistem filing bakal maca "B", "C", "Klien Berkas", "D" ... Waca carane luwih gampang berkas digawé dadi?
Tip tipane liyane kanggo nyepetake pengajuan: Aja lali ngatur alfabet uga. Tinimbang mung duwe "M" bagean, label siji "Mc" banget.
Tansah sistem filing "pisanan" sing cedhak lan trep
Masalah gedhe liyane babagan nggunakake sistem filing rong tahap kayata sing aku wis diterangake ing ndhuwur iku dadi luwih gampang kanggo njaga tahapan sistem filing sampeyan (folder bulanan) kanthi fisik cedhak karo ruang kerja sampeyan. Sampeyan bakal luwih cenderung kanggo ngajukake makalah kanthi langsung tinimbang ngirimake tumpukan yen sampeyan duwe panggonan sing cedhak, sing diatur kanggo ngajukake.
Dadi sijine folder saben wulan, saiki, lan sabanjure wulan ing baki utawa gunakake file concertina lan sijine ing ukuran lengen ing ruang kerja sampeyan. Paling akeh sistem filing (sistem filing "utama", kaya sing kita sebut ing ndhuwur, bisa ngliwati kamar utawa malah ing kamar sing beda, nanging ing kapentingan nyimpen wektu , sampeyan kudu ora nganti entuk nindakake prosesi tataran kapisan.
Carane Priksa Fun Filing
Tip pengajuan aku wis menehi kowe adoh supaya mbantu sampeyan ngurangi wektu sampeyan nglampahi pengajuan lan nyegah beku otak. Nanging babagan carane nggawe wektu pengajuan luwih seneng-seneng?
Sejatine, strategi mung aku wis teka ing kene yaiku nyalari langsung, ngurmati aku karo cookie yen aku ngajukake wektu tartamtu. Iki bakal bisa, nanging bisa nyebabake panggolekan kilogram yen sampeyan duwe akeh panrapan.
Utawa sampeyan bisa njupuk pendekatan sing luwih artistik, nggunakake kabeh werna kanggo folder file lan nggunakake fonts mboten umum utawa kaligrafi kanggo label. Apa utawa ora iki nggawe filing luwih seneng, mesthine bisa nggawe luwih apik.
Lan sing ngerti? Mungkin mung kasunyatan yen filing sampeyan luwih cepet saiki sing bakal diatur supaya bisa luwih nyenengake.