A Look at Pros lan Cons saka Kantor tanpa Paperless
Punika ndelok ing pro lan kontra saka kantor tanpa kertas kanggo mbantu sampeyan nemtokake manawa paperless minangka kaputusan cerdas kanggo bisnis cilik.
Pro saka Kantor tanpa Paperless
1. Ramah Lingkungan - Miturut Green Daily , makalah nyumbang 25% sampah landfill, lan yen Amerika Serikat ngurangi kertas kantor kanthi mung 10% bakal nyegah emisi 1,6 yuta ton gas omah kaca. Lan mung kanggo kertas, ora njupuk produksi lan pembuangan kartrid tinta lan energi sing digunakake dening printer. Gawé kertas ora keputusane.
2. Biaya efektif - Kaya ana manfaat saka kantor tanpa kertas kanggo lingkungan, uga ana manfaat kanggo anggaran bisnis cilik. Coba pira pira per bulan sing dilakoni ing kertas, tinta, ongkos kirim lan pasokan liyane sing ndhukung kantor dhuwit kertas. Banjur, waca spasi sing dibutuhake kanggo nyimpen kabeh pasokan fisik lan dokumen nyata. Sampeyan bisa uga larang regane. Nganti wektu, kertas ora bisa nyebabake tabungan ageng kanggo bisnis cilik.
3. Akses Gampang - Ora ana paperless tegese kabeh dokumen penting sampeyan didigitalisasi. Sampeyan bisa gawe dheweke munggah menyang Cloud utawa ngakses liwat aplikasi desktop sing adoh, menehi kemampuan kanggo bisa saka kantor seluler , utawa ngendi wae kanggo masalah kasebut, lan tetep produktif.
4. Organisasi File - Yen sampeyan wis tau nyisihake wektu ngiringké liwat kabinèt filing utawa tumpukan kertas sing ora disorganisasikake kanggo nemokake apa sing sampeyan nggoleki, sampeyan ngerti carane dokumen kertas rumit bisa kanggo ngatur.
Nalika nggawe kantor tanpa kertas, sampeyan nggawe sistem file digital sing luwih gampang ngatur, nggoleki lan ngapiki liwat wektu. Iki ndadekake apa wae proses nyusahake nemokake dokumen gampang kaya ngupayakake panelusuran.
Kurang saka kantor tanpa kertas
1. Sistem Gagal - Digital bisa dadi akses cepet, nanging uga berarti mundhut cepet. Coba apa sing bakal kelakon ing kabeh dokumen bisnis sing disimpen sacara lokal ing komputer yen sistem sampeyan crash. Sampeyan bisa ilang kabeh. Penting kanggo saben bisnis cilik, lan utamané sing ora ana kertas, nduwe sistem kanggo nyokong lan nglindhungi data ing situs.
2. Keamanan - File digital ora bisa dilindhungi dening kunci ing kabinet file utawa lawang kantor, supaya keamanan dokumen lan informasi sensitif minangka keprihatinan serius kanggo kantor tanpa kertas. Solusi kalebu enkripsi, server lokal lan akses sing diwatesi, kabeh sing duwe biaya lan keuntungan dhewe. Plus, iku penting kanggo nimbang sipat sawetara bisnis lan sensitivitas materi sing ditangani saben dina (mikir akuntan sampeyan) mung ora ngutangi awak supaya ora nganggo kertas.
3. Proses Revamp - Bagian transisi menyang kantor tanpa kertas nyakup kabeh proses pangolahan sampeyan saiki lan nemokake alternatives sing cukup.
Contone, sampeyan kudu miwiti nggunakake layanan teken elektronik, faktur online lan layanan pembayaran , lan aplikasi liyane sing ngganti kebutuhan kanggo dokumen fisik. Kabeh staf sampeyan uga kudu dilatih ing sistem anyar yen wis ana.
4. Wektu Intensif - Ora ana paperless ora proses sewengi; ana akeh faktor sing bisa dianggep. Sampeyan perlu wektu kanggo nimbang kabeh implikasi saka ninggalake donya kertas konco, lan mung supaya kanggo ngleksanakake kabeh owah-owahan kanggo operasi sing ndhukung kang paperless.
Kaputusan kanggo golek kertas ora ana sing beda-beda saka bisnis kanggo bisnis, lan mesthi ora kaputusan universal sing bener kanggo saben perusahaan. Sisih paling penting kanggo nggawe keputusan kanggo golek kertas ora nindakake riset supaya sampeyan bisa netepake yen manfaat luwih gedhe tinimbang tantangan.
Banjur, nggawe proses sing sistematis sing ora mung menehi sampeyan keuntungan tanpa kertas, nanging uga mbantu nambah produktivitas sampeyan ing wektu sing padha.