Saben taun, majikan kudu ngirim laporan marang karyawan sing nuduhake total upah lan dhuwit, supaya karyawan bisa nyakup informasi babagan pulungan pajak. Laporan kasebut uga kudu diajukake karo Administrasi Jaminan Sosial. Laporan iki minangka wujud W-2.
Sadurunge sampeyan nyiapake lan ngirim W-2 formulir kanggo karyawan lan Administrasi Keamanan Sosial, tindakake langkah-langkah kasebut kanggo njamin supaya kabeh barang wis lancar.
01 - Mesthi Sampeyan Wis Nggabungake Wong Tegal minangka Pekerja
Pegawe iku sawijining pekerja sing nglakoni karya kanthi arah majikan. Umumé, sapa sing nindakake layanan kanggo organisasi minangka pegawe yen organisasi bisa ngontrol apa sing bakal dilakoni lan carane bakal rampung.
Ing sisih liyane, kontraktor independen yaiku individu utawa bisnis sing nyedhiyakake layanan kanggo individu utawa bisnis liyane. Kontraktor kontraktor iku entitas bisnis sing kapisah lan ora dianggep karyawan. Sawetara conto kontraktor independen yaiku konsultan, agen, utawa makelar. Karya kontraktor bebas asring ora penting utawa ora penting kanggo bisnis; umpamane, layanan cleaning, prosesor penggajian, utawa layanan IT.
Maca maneh babagan ngelasake buruh minangka karyawan utawa kontraktor bebas , lan golek dhuwit kanggo pituwane.
02 - Priksa Distribusi lan Tanggal Filing kanggo Taun Anyar
Rong langkah sing dilakoni ing proses W-2. Langkah pisanan nyebarake formulir W-2 kanggo karyawan. Langkah kapindho yaiku ngajukake formulir kasebut karo Administrasi Jaminan Sosial. (SSA)
Deadline kanggo distribusi kanggo karyawan lan pengajuan karo SSA yaiku tanggal 31 Januari taun sabanjuré. Iki minangka tundhuk pungkasan wektu sadurunge kanggo panyusunan SSA wis diatur kanggo mbusak panyimpenan pajak. Maca liyane babagan tenggat W-2 lan 1099.
Priksa manawa sampeyan menehi karyawan formulir ing awal Januari, supaya padha duwe wektu kanggo maneh, kanggo nyegah kasalahan.
03 - Mriksa Formulir W-4 Karyawan
Para pengusaha kudu duwe formulir W-4 ing file kanggo kabeh karyawan ing kabeh wektu. Wangun Formulir W-4 kalebu informasi sing perlu kanggo nemtokake jumlah penahanan pajak persentase karyawan pegawe, nggunakake status perkawinan, jumlah tanggungan, lan jumlah tambahan sing kudu ditahan.
Wangun Formulir W-4 kudu rampung ing upah lan kapan wae karyawan pengin nggawe perubahan. Pegawe kudu ngganti formulir W-4 manawa informasi pribadhi karyawan (kalebu status perkawinan lan nomer dependents) owah-owahan utawa yen alamat karyawan berubah. Pegawe uga bisa ngganti wujud W-4 sawayah-wayah kanggo ngganti jumlah beyo.
Saben taun sadurunge pungkasan taun, majikan kudu nyuwun kabeh karyawan kanggo mriksa formulir W-4 kanggo mesthekake informasi pribadi kasebut akurat.
Nggawe manawa karyawan duwe informasi sing akurat lan saiki ing Formulir W-4 bakal mbantu nyiapake lan mbagekke formulir W-2.
04 - Ngumpulake Informasi Payroll kanggo Formulir W-2
Pisanan, sampeyan butuh sawetara informasi dhasar babagan perusahaan kanggo kabeh formulir W-2:
- Nomer ID perusahaan perusahaan sampeyan
- Jeneng, alamat, lan kode pos bisnis
- Lan nomer identifikasi pajak perusahaan sampeyan
Banjur, sampeyan kudu ngumpulake informasi babagan saben pegawe, informasi pribadhi lan informasi upah:
- Jeneng karyawan lan alamat lan nomer jaminan sosial utawa nomer ID tax liyane
- Amaun sing dibayar kanggo pegaweyan: upah total, tip, lan rugi liyane
- Jumlah tax income tax ora ditampa
- Upah jaminan sosial (nganti jumlah maksimal Jaminan Sosial kanggo taun)
- Medicare upah lan tips lan tax Medicare ditahan, kalebu tambahan Medicare tax kanggo dhuwur-income karyawan.
- Petunjuk karyawan sing dibayangke dibayar
- Manfaat perawatan gumantung sing dibayar, lan keuntungan liyane sing kena pajak kanggo karyawan
- Kanggo saben negara ing ngendi karyawan kerja, upah negara lan tips sing dibayar lan pajak income negara ditahan
- Upah lokal lan tips sing dibayar lan pajak penghasilan lokal ditahan.
05 - Review W-2 Processing - Carane Bakal W-2 dadi digawe?
Yen perusahaan anyar kanggo proses penggajian, utawa yen kahanan payrollan wis bubar bubar, paling becik kanggo nglacak proses nemokake, ngrampungake, lan nyebarake laporan akhir tahun kanggo karyawan. Sampeyan bisa njaluk formulir W-2 saka toko dhuwit, CPA, saka piranti lunak tax utawa accounting, utawa saka IRS.
Cathetan: Sampeyan ora bisa ngundhuh W-2 formulir saka IRS utawa liya ing Internet. Salinan A bentuk W-2 sajrone tinta abang sing spesifik lan ora bisa diduplikasi. Sampeyan kudu ngajukake wangun IRS tartamtu saka Copy A karo Administrasi Keamanan Sosial (iki salinan sing sampeyan simpen lan ngajukake karo Social Security ing akhir Februari).
Kene sawetara opsi kanggo nyiapake formulir W-2:
- Nggunakake perangkat lunak accounting . Yen sampeyan mung duwe sawetara karyawan lan sampeyan nggunakake piranti lunak akuntansi, sampeyan bisa uga tuku tambahan kanggo nyiapake formulir W-2 nggunakake piranti lunak iki.
- Nggunakake perangkat lunak preparation tax. Yen sampeyan nggunakake salah sijine program lunak persiapan pajak sing umum, online utawa ing versi desktop, lan sampeyan wis tuku versi bisnis perangkat lunak iki, priksa manawa manawa pangolahan W-2 kalebu. Shirley Elmblad, Guide to Financial Software, nduweni artikel babagan review perangkat lunak pajak
- Nggunakake W-2 formulir sing dituku . Perusahaan panyedhiya kantor utama duwe formulir W-2 sing wis dicithak kanggo nggunakake piranti lunak ing CD sing ngidini sampeyan masang informasi kanggo formulir kasebut sacara manual lan nyetak piranti kasebut ing printer.
Cara sing sampeyan gunakake kanggo ngrampungake lan nyithak W-2 formulir uga kudu nganggo formulir transmisi W-3 .
06 - Decide Cara Distribusi Formulir W-2 kanggo Karyawan
Sawise sampeyan nggawe formulir W-2, kaputusan sabanjure bakal disebarake menyang karyawan. Elinga yen deadline kanggo distribusi W-2 formulir kanggo karyawan yaiku 31 Januari taun sawise taun pajak. Contone, pengusaha sing diwenehake kanggo mbagekake taun pajak W-2 taun 2016 nganti 31 Januari, 2017, kanggo disebarake.
Sampeyan duwe rong opsi kanggo nyebarke formulir W-2 sing dicithak kanggo karyawan: ngirim email utawa disebarake menyang karyawan. Yen karyawan njupuk formulir W-2 ing wong, sampeyan bisa uga pengin menehi tandha pegawe yen wangun kasebut dijupuk, supaya ora ana pitakonan babagan apa iki.
07 - Mriksa Kesalahan Sadurunge Sampeyan Kirim W-2 Formulir menyang Karyawan
Kanggo nyilikake masalah lan kudu ngirim ulang formulir W-2, mriksa formulir W-2 kanggo kasalahan, nggunakake dhaptar iki. Kasalahan umum W-2 kalebu nggunakake formulir taun sing salah, gagal ngemot informasi, nglebokna informasi ing kothak sing salah, lan gagal ngeculake Social Security kanthi maksimal.
08 - Nangani panjaluk pegawe kanggo duplikat Formulir W-2
Karyawan kerep kesengsem utawa bakal kelangan formulir W-2 lan bisa uga teka menyang departemen payrolle nyuwun salinan duplikat Formulir W-2. Sakdurunge nyebar W-2 formulir, nimbang carane sampeyan bakal nemokake panjalukan iki:
- Yen sampeyan wis nyithak formulir sacara internal, sampeyan mung bisa nyetak ulang formulir W-2 lan ngirim utawa ngirim menyang karyawan.
- Yen formulir wis disiapake dening layanan gaji njaba, sampeyan bisa ngisi biaya kanggo reprinting lan mailing form. Sampeyan bisa uga pengin ngisi biaya karyawan kanggo wangun duplikat pisanan, utawa duplikat kapindho ing taun (kedaden!).
Apa wae sing sampeyan pilih, iku apik kanggo nyatakake kawicaksanan babagan duplikat formulir kanggo karyawan. Duwe biaya kanggo duplikat formulir bisa uga katon nemen, nanging bisa ngilangi jumlah formulir sing ilang sing kudu ditangani.
09 - Filing W-2 lan W-3 Bentuk karo Administrasi Keamanan Sosial
Sawise sampeyan wis mutusake carane nyiyapake formulir W-2 lan wis mbagekke formulir kasebut marang karyawan (tanggal 31 Januari taun ngajeng taun pajak), kaputusan sabanjure kanggo nemtokake formulir kasebut nganggo Administrasi Jaminan Sosial (SSA) .
Kabeh formulir W-2 kudu diajukake karo Administrasi Jaminan Sosial, bebarengan karo formulir transmisi W-3 . Loro opsi kanggo ngirim formulir kasebut:
- Sampeyan bisa file online ing bagean Business Services Online situs web Keamanan Sosial. Sampeyan kudu ndhaftar pisanan, banjur ngrampungake formulir sing cocok online. Yen sampeyan ngajukake online kanthi BSO, sampeyan ora perlu nglebokake formulir W-3.
- Sampeyan uga bisa ngirim formulir W-2 sing wis tuntas bebarengan karo Formulir W-3 kanggo Administrasi Keamanan Sosial.
Punika informasi liyane babagan carane nyiyapake wangun W-3 .
10 - Priksa Peraturan Negara kanggo Distribusi W-2 Bentuk
Nalika sampeyan ngrampungake formulir W-2 kanggo karyawan, salah siji bagéan saka formulir kasebut (Salinan 1) ditetepake kanggo diajukake menyang negara ing ngendi karyawan dianggo. Yen karyawan dianggo luwih saka siji negara, sampeyan kudu ngirim salinan formulir W-2 kanggo saben negara.
Saben negara nduweni syarat sing beda kanggo ngirim formulir W-2 lan formulir transmisi. Priksa karo panguwasa taxing negara utawa departemen revenue negara kanggo mangerteni syarat negara kasebut.
UPDATE: Akeh negara sing saluyu karo tanggal 31 Januari sing wis suwe kanggo pengajuan W-2 karo SSA.
Maca liyane babagan pajak payroll negara.