Etiket Bisnis Bisnis Profesional

by James Bucki

Cara nyambut pelanggan ing telpon penting kanggo bisnis sampeyan

Sistem telpon canggih ing dina iki bisa nggawe luwih gampang kanggo bisnis sing nduweni volume telpon sing dhuwur, nanging sistem sing padha asring mumet kanggo wong sing nelpon mung pengin diajak ngobrol karo wong.

Nalika pelanggan pungkasanipun ngrambah anggota staf sampeyan, iku penting banget kanggo wong sing njawab telpon kanthi sabar. Cukup dilebokake: nambani penelpon sampeyan kanthi cara sing arep ditangani ing telpon.

Ing ngisor iki ana sawetara titik penting sing kudu dilakoni nalika nindakake interaksi telephone profesional sing bakal mbantu lan karyawan nggawe budaya telpon bisnis ing perusahaan sampeyan.

01 - Ngirim Panggilan

Ngirim panggilan telpon luwih saka mung ngerti apa tombol kanggo push ing sistem telpon. Yen sampeyan nransfer telpon amarga sampeyan kudu nggedhekake kahanan menyang pengawas, cetha karo penelpon babagan apa sing kedadeyan lan ngapa. Yen sistem telpon ngidini, tetep ing baris lan introduce panrima menyang wong sabanjure, kanggo mesthine yen telpon bakal disambungake lan penelpon rumangsa di ajeni. Sadurunge nyerahake, takon apa sing ditelpon ana pitakonan utawa kabutuhan tambahan saka sampeyan.

02 - Nelpon sing Nelpon

Nalika panelpon diselehake, menit mung kaya ing salawas-lawase, ora ana kepinginan musik sing bisa ditemtokake perusahaan. Coba ngenteni ngaso ing obrolan sadurunge nyritakake penelpon sing dipanggonke, yaiku nyegah nelpon yen kabeh bisa. Priksa manawa dheweke ngerteni apa sing ditindakake, lan dadi jujur babagan suwene bisa ditindakake. Apologize kanggo kasepen, lan yen ora bisa ditahan, paling apik kanggo sampeyan nelpon maneh tinimbang njaluk wong nelpon maneh. Lan nyoba supaya bisa nyenengake pemanggil sampeyan; ora ana sing seneng ditahan, supaya dadi sopan kaya kahanan.

03 - Mungkasi telpon

Ana sawetara alasan sampeyan mbutuhake kanggo mungkasi telpon sadurunge panelpon siap. Yen panelpon nganggu utawa nggunakake basa kasar utawa ngancam, sampeyan ora perlu ngidini tingkah laku kaya kasebut. Ngomong wong-wong sampeyan lagi mungkasi telpon amarga basa sing nyerang, nanging ora nglakoni penghinaan utawa back-and-forth. Priksa manawa arep nulis panggilan kasebut marang pengawas.

Yen sampeyan kudu mungkasi telpon amarga panelpon mung dianggep longgar (sing luwih kerep banget), ngenteni ngaso lan nyoba kanggo mungkasi kanthi sopan. Sampeyan bisa ngomong kaya, "Sampeyan wis apik ngomongake karo sampeyan, nanging aku kudu njupuk telpon liyane saiki." Takon yen panelpon duwe pitakonan liyane sadurunge ngeculake wong kasebut, nanging jelas yen sampeyan ngilangi telpon.

04 - Nggawe Swara Salam Swara Individu

Salam surat swara minangka statement saka sing sampeyan lan apa nilai perusahaan sampeyan. Sapa sing ngucapake swara sora sing cendhak lan ora nggawe kesan pisanan sing apik, lan ucapan sing dawa sing digambarake ngeceweke wong sing ngundang. Coba golek titik kanthi efisien: nyatakake sapa sing jenenge, jeneng perusahaan, lan apa sampeyan ora bisa njawab telpon (metu saka kantor, telpon liyane, adoh kanggo wektu). Sampeyan ora perlu nyedhiyakake akeh rincian-cukup supaya pemanggil ngerti yen dheweke wis krungu lan sampeyan bakal ngilangake telpon kasebut.

05 - Nulis Script kanggo Attendant Otomatis

Wangsulan sing paling dhisik para pelanggan lan rekan bisnis krungu nalika ngundang perusahaan sampeyan bakal dadi asisten otomatis sistem telepon sampeyan. Rawuh opsi nomer kanthi asumsi yen panelpon sampeyan ora kenal karo perusahaan lan butuh panuntun dhumateng. Priksa manawa nelpon ngerti yen manawa duwe ekstensi langsung kanggo wong tartamtu, wong bisa langsung nemokake wong kasebut ing sembarang wektu.

Kanggo kabeh panelpon liyane, coba gunakake nomer paling akrab kanggo saben extension ("Pencet nul kanggo resepsi," contone). Ilustrasi departemen sadurunge menehi nomer-contone, "Kanggo dhukungan pelanggan, pencet 5."

06 - Nulis Script Attendant Otomatis kanggo Sawise Wektu utawa Penutup Bisnis

Yen bisnis sampeyan nutup sawise wektu tartamtu utawa ing akhir minggu lan ora ana siji sing kasedhiya kanggo njawab utawa ngewangi telpon sampeyan, nggawe jam kerja otomatis otomatis sawise. Marang para panelis ing ngarep sing bisnis ditutup, lan ing pungkasan, nyuwun supaya nelpon maneh. Elinga nyakup jam operasi normal.

07 - Ninggalake Pesen telpon Profesional

Surat swara wis dadi bagian standar saben sistem telpon kelas bisnis, lan ngerti carane ninggalake pesen telpon swara profesional-saliyane carane njawab siji-nuduhake positif ing perusahaan. Kabeh karyawan sing nggunakake telpon minangka bagean saka job kudu ngerti carane ninggalake pesen telpon profesional .