Kanggo akèh bisnis, akun departemen kebayar ora entuk akeh perhatian kajaba ana sing salah. Nanging, ana akeh sing bisa diduweni saka departemen kebayar sing apik banget. Sabanjure, ana akeh masalah sing bisa teka saka siji sing mung limping bebarengan. Departemen iki asring duwe efek gedhe banget ing arus kas bisnis, lan ana kesempatan sing bisa ditampa utawa ilang saka nggunakake kauntungan saka kasepakatan pembayaran karo pemasok.
Sawetara akun sing mbayar utang kudu bisa njupuk kauntungan saka diskon volume lan diskon mbayar awal uga nemtokake cara paling apik kanggo njaga paling kas kasedhiya kanggo bisnis kanggo expenses lan investasi liyane. Departemen iki uga kudu bisa njamin yen pemasok memenuhi kewajiban-kewajiban sing adhedhasar perjanjian lan kontrak, supaya yen standar volume utawa kualitas ora ditemtokake, masalah wis tuntas lan tindakan korektif cocok dijupuk.
Masalah Umum Masalah Gagal
Sanajan ana akeh kesempatan kanggo ngurangi biaya lan mbayar awis, ana uga kendala sing bisa ditindakake para bisnis nalika nyoba nggayuh tujuan kasebut. Pengkajian Optimisable Payable 2014 ing Canon nemokake yen pangolahan kertas minangka salah sawijining sumber paling gedhe kanggo akeh organisasi, kanthi wektu kanggo nangani paper invoicing dadi masalah paling gedhe.
Sumber utama utamane yaiku:
- Nemtokake yen pembayaran digawe wektu
- Ngapikake proses persetujuan invoice
- Nggayuh istilah pembayaran paling apik karo supplier lan nggawe manawa kewajiban ketemu ing loro-lorone
- Dealing karo macem-macem sistem accounting lan invoice suplier
- Ngrekam lan verifikasi keamanan data lan transaksi
Akeh masalah sing kadhaptar sing digawe luwih gedhe utawa digawe dening percoyo ing paper invoice. Werna dokumen ora masalah ing pirang-pirang organisasi, anjog menyang pembayaran pungkasan utawa ora kejawab. Saliyane, nalika akeh bisnis sing kasengsem ndandani dokumen, mayoritas panyedhiya isih nglengkapi paper invoice utawa dikirim lewat fax.
Paling bisnis cilik nangani akun dhewe sing bisa dibayar dokumen, lan akeh iki wis rampung kanthi manual. Wiwit sawetara panyedhiya wis pindhah menyang tagihan elektronik, sapérangan organisasi mbuwang manéka manéwat manawa kanthi manual ngetik data lan nyiptakaké salinan dokumentasi digital.
Panganggone dokumentasi kertas kerep pindhah proses persetujuan invoice wiwit salinan kudu digawe lan dikirim menyang anggota manajemen sing cocok kanggo ditinjau. Nalika dokumen ora gampang diakses utawa kasedhiya ing format digital, tantangan kanggo nganalisis data lan mesthekake yen perjanjian panganggo sing paling apik dijupuk lan kewajiban sing ditampa. Wektu lan diskon awal perjanjian bisa gampang ilang yen bisnis ora bisa nggawe pembayaran nalika dibutuhake, supaya masalah sing gegayutan karo dokumen bisa larang.
Dandan lan Optimization
Amarga kasunyatan manawa sawetara masalah sing ana hubungane karo akun departemen kebayar sing tepat saka sumber penyebab sing padha, ana uga sawetara pangaturan sing bisa nggawe organisasi bakal ngurus akeh keprihatinan ing wektu sing padha. Telung cara sing paling efektif sing bisnis bisa nyepetake akun pangolahan departemen diwajibake yaiku:
- Gunakake pangenalan karakter obyek kanggo ndigitalake dokumen
- Nggawe keuntungan saka portal online sing bisa diakses dening para supplier
- Nggawe alur kerja manajemen
OCR
Nalika akèh perusahaan rutin ngupayakaké scanner kanggo nggawe salinan digital dokumen, umumé mung mbentuk gambar dokumen sing disimpen ing komputer. Iki tegese informasi isih kudu diketik kanthi manual menyang basis data, supaya nalika kertu rekaman kurang saka masalah, isih akeh wektu.
Pangenalan karakter obyek, utawa OCR, nyakup ngekspor dokumen lan njupuk data saka iku. Data iki bisa ditambahake kanthi otomatis ing database utawa spreadsheet. Proses OCR mbantu ngurangi masalah kasalahan entri data manual lan ngidini informasi bakal dilebokake kanthi cepet nalika dokumen diwenehake. OCR entuk wektu sing padha kanggo karyawan minangka mindhai dokumen kanggo nggawe file gambar, lan umume ora mbutuhake langkah tambahan. Per Gartner, ana organisasi sing bisa ngirim 80 persen utawa luwih saka tagihan tanpa karyawan sing kudu langsung terlibat.
Portal Supplier
Nggawe stream proses kanggo ngetik tagihan lan data menyang sistem terpusat bisa ngaktifake bisnis kanggo nggawe utawa ngoptimalake portal online sing ngidini bisnis lan pemasok kanggo nlacak pesenan, ndeleng invoice lan ndeleng nalika pembayaran digawe. Nggawe data sing kasedhiya kanggo sawetara individu ing organisasi bisa mbantu njamin yen akun departemen kebayar nduweni pengawasan sing bener, lan bisa mbantu nyepetake wektu kanggo entuk faktur. Nelpon panyedhiya akses portal kasebut nyedhiyakake bisnis iki kanggo ngirim tagihan lan pembayaran trek uga digawe weruh masalah apa wae karo pasokan ditampa utawa masalah faktur.
Netepake Workflows lan Proses
Nanging organisasi nemtokake kanggo ngatasi masalah manajemen data, iku penting yen ana proses sing diadegake kanggo ngatur akun lan pembayaran. Iki mbisakake bisnis kanggo mesthekake yen operasi digunakake lan njlentrehake alternatives yen padha cumbersome utawa mimpin kanggo kasalahan utawa telat. Miturut Deloitte, proses kasebut kudu rinci apa akun departemen kebayar nalika nampa invoice, carane data input lan bareng lan apa proses kanggo entuk invoice disetujoni. Ana uga pedoman kanggo nemtokake cara paling apik kanggo ngatasi mbayar jinis pemasok.
Nalika akeh panyedhiya nawakake diskon kanggo pembayaran sajrone 30 utawa 90 dina, bisa uga ora ana diskon yen lagi ngalangi arus kas organisasi. Iku uga penting sing ana cara kanggo verifikasi sing loro perusahaan lan pemasok patemon resep saka kontrak utawa persetujuan. Nggawe alangan kanggo ngatasi masalah iki bisa mbantu organisasi nggawe pilihan sing tepat.
Nalika pemasok ora ngirim wektu, cukup jumlah utawa jumlah saham sing cocok, perusahaan uga ora pengin mbayar invoice nganti masalah kasebut wis diatasi. Alur kerja bisa kritis nalika mbangun apa sing kudu ditindakake nalika masalah kasebut muncul. Tambahan, pembayaran kanggo panyedhiya uga kudu digawe kanthi wektu kanggo nyegah diskon utawa penalti sing entek kanggo bayar pembayaran. Saben persetujuan supplier perlu didokumentasikan lan diupdate nalika owah-owahan, lan proses kudu njamin supaya saben akun ditangani kanthi tepat.
Nggawe workflows uga mbiyantu perusahaan:
Outsourcing
Ngrekam data, ngleksanakake OCR, lan nggunakake portal sing bisa diduweni panyedhiya supaya ora dadi barang sing perlu kanggo bisnis sing luwih cilik, nanging organisasi kudu ora nganggep yèn biaya bakal nyegah bisnis ora bisa njupuk kauntungan saka perusahaan kasebut. Nalika biaya nyetel lan njaga sistem elektronik bisa dadi larangan kanggo akeh organisasi cilik lan menengah, nglakoni supaya ing omah asring ora perlu. Ana macem-macem panyedhiya pihak katelu sing organisasi bisa njaba metu tugas kasebut. Organisasi bisa njaluk bantuan outsourcing kanggo kabeh saka nyiyapake proses OCR kanggo ngewangi perusahaan nggawe workflows kanggo nganalisa kontrak supplier.
Nalika organisasi mbokmenawa ora bisa ngliwati biaya ngleksanakake macem-macem sistem TI dhewe, nduweni pihak katelu nangani mau asring banget terjangkau. Bisnis kudu mbandhingake biaya nggunakake pihak luar kanggo ngembangake sistem kasebut marang tabungan lan nilai potensial saka freeing up, nanging outsourcing ngidini organisasi kanggo njupuk kauntungan saka teknologi lan sistem sing biasane larang banget.
- Priksa manawa pesenan tuku digawe kanggo saben urutan anyar
- Priksa manawa invoice cocok produk sing ditampa lan ketemu agreements contractual
- Priksa cathetan kanggo mesthekake yen pembayaran digawe, sing digawe ing wektu lan ora diduplikasi
- Temtokake cara sing paling apik kanggo mbayar tagihan, kayata liwat EFTs utawa kertu kredit, kanggo ngurangi biaya