Pelajaran ditliti ing Perencanaan lan Eksekusi Acara Dina Ibu YM ME
Perencana acara spesial - utamane sing ing donya nirlaba - ngerti manawa acara penggalangan dana luar ruangan minangka gagasan apik. Jenis acara kasebut, kayata gagasan penggalangan dana masyarakat liyane, mbutuhake perencanaan kanggo acara sabanjuré taun sawise acara penggalangan dana taun iki. Iku penting kanggo debrief acara lan ngrembag apa lunga lan apa bisa nambah nalika acara isih seger ing pikiran tim.
Ngrembakaken sukses lan panyempurnan manawa fitur-fitur kasebut bisa ditambahake utawa ditingkatake kanggo acara taun sabanjuré. Perencanaan proaktif kuwi uga nambah nilai kanggo para sponsor. Lan, mesthine, kabeh komunitas sukses mlaku-mlaku ngupaya bisa tuwuh lan berkembang ing taun nganti taun.
Iku penting kanggo tetep fokus ing obyeke utamane nyekel acara kasebut: penggalangan dana. Kanggo perancang acara sing wis tau nglakoni montor masyarakat, salah sawijine wektu sing paling penting kanggo perencanaan bener-bener kedadeyan sawise mlaku-mlaku. Kanggo sinau babagan akeh aspèk perencanaan lan nglakoni pangopènan dhuwit dana, kita bakal nemokake sawangan ing Acara Hari Ibu sing digawakake dening Organisasi Kanker Payudara Y-ME Chicago.
Kandhang Kanker Payudara Susu Ibu Y-ME
Y-ME diadegake dening rong korban kanker payudara ing taun 1979. Nonprofit paling misuwur kanggo program multi-basa nasional Hotline Kanker Payudara untuk pasien kanker payudara.
Program kasebut tambah kondhang minangka hotline bebas tol bebas 24 jam sing diisi kabeh dening slamet para kanker payudara sing dilatih penasihat peer. Nanging, organisasi iki uga ngorganisir penggalangan dana tahunan ing Hari Ibu, sing ndhukung program lan layanan. Ing taun 2007, Y-ME ngasilake luwih saka $ 7 yuta kanthi luwih saka 43.000 wong rodok olo saka 12 kutha.
Miturut 2008, 15 kutha melu. Sayange, Y-ME ditutup ing tahun 2012, nanging warisan dhasar fundraiser umume dadi panaliten cilik kanggo perancang acara nirlaba.
Kathah kesuksesan penggalangan dana Y-ME saged dipunginaaken kanthi pendekatan ingkang dipunatur kangge merencanakan lan netepi sasaran ingkang paling penting kapisan. Liz Klug, mantan direktur acara-acara khusus wis kasebut sawise taun rekaman ing 2007: "Kita duwe rencana kanggo macem-macem titik ing wektu nalika proses perencanaan. Dadi, kita bakal njupuk langkah kanggo ningkatake poin-poin paling kritis ing wektu iki kanggo mesthekake yen kita sukses. Umpamane, ing kutha ngendi kita bisa nyelenggarakake acara sepisanan, kita kudu fokus ing nggawe manawa kita duwe papan gedhe lan lokasi sing bakal ditindakake. Ngisor dalan, kita bisa fokus marang kopi sing bakal ngetokake brosur. "Ayo goleki carane klug lan tim perencanaan acara Y-ME diatur acara sing sukses.
Planning Langkah 1: Mecahaken Nomer
Ngadhegake pamuter masyarakat utawa acara sing padha mbutuhake nggawa bebarengan sawetara tujuan konstituen sing beda-beda, nanging ing pungkasan, asosiasi utawa amal hosting acara wis nggawe kanggo ngunggahake dhuwit kanggo sabab.
Mulane, langkah pisanan ing planning acara sabanjure bakal kedadeyane nalika acara saiki wis rampung, lan akeh karya sing ngubengi "nomer".
"Kita katon rapet ing nomer sawise acara rampung," jelas Liz Klug, "Kita dibandhingake carane kita nindakake taun iki versus sadurunge [taun]. Kita nyawang pengalaman peserta. Kita dievaluasi kategori sponsor kita. Kita nanggapi kanthi langsung e-mail babagan acara. "Perencana acara uga njupuk langkah langsung kanggo njamin kabeh sing melu acara taun iki bakal terus taun sabanjuré.
Klug uga ndhudhuk rincian kasebut. Ing evaluasi dheweke, dheweke nyawang kabeh saka jumlah sukarelawan sing melu ing volume t-shirt sing disebarake. Dheweke banjur takon apa dheweke butuh luwih utawa kurang kanggo taun sabanjuré.
Timeline Planning
Kanggo sing ngatur pengumpulan dana masyarakat, penting kanggo ngerti langkah-langkah sing kudu ditangani ing macem-macem wektu.
Paling nonprofit ora nduweni kemewahan saka akeh staf lan anggota komite sukarelawan kanggo ngarahake sukses acara kasebut. Nanging para perancang nyathet yen dheweke kudu nggawe manawa dheweke bisa kerja karo pejabat walikota lan departemen umum ing kutha kanggo njaluk acara ing kalender umum.
Klug nyatake yen langkah pisanan sawise nganalisa nomer pungkasan taun bisa fokus ing rekrutmen perusahaan. Yen acara kasebut ora minangka program anyar, penting banget kanggo nyengkuyung dhukungan perusahaan kanggo acara sabanjuré taun sawise acara iki rampung. "We fokus ing renewing sponsorship nalika nglancarake laporan acara," ujare Klug. Dheweke uga nawakake acara-acara penting kanggo para perancang sing kasengsem ngorganisir mlaku-mlaku minangka acara penggalangan dana:
- Ngenali sponsor perusahaan
- Mbangun program tim mlaku-mlaku
- Temtokake aktivitas acara
- Mulai rekrutmen
- Mungkasi logistik acara
- Tahan acara
- Tahan acara "thank you"
- Evaluasi lan wiwiti acara sakteruse
Y-ME uga nyewa perusahaan logistik njaba kanggo nangani akeh syarat logistik. Nanging salah sijine sing paling mbiyantu ngleksanakake sistem pendaftaran online.
Sukses Online Sistem Registrasi
Y-ME cepet sinau babagan pentinge nggunakake web kanggo registrasi online lan wis wiwit banget didhukung kanggo nggunakake teknologi kanggo pendaftaran online lan penggalangan dana.
Padha nandur modal ing sistem manajemen hubungan konstituen online kanggo dadi situs web balap 2003. Sistem jinis iki minangka situs web pribadi kanggo para sukarelawan kanggo nggawe rayuan pribadi kanggo sumbangan lan keterlibatan liyane. Iku nuduhaké informasi menyang basis data siji lan serves minangka alat kanggo mlaku tim kapten kanggo kasurung anggota.
Peserta online tambah saka 4.000 nganti 11.594. Sumbangan online tambah saka 5.000 nganti 19.650. Tim Y-ME percaya sing menehi kontribusi kanggo gol $ 2.35 yuta, lan minangka bonus, teknologi iki ngurangi biaya administratif kanthi babagan $ 20.000.
Sistem kasebut uga bisa dadi alat komunikasi penting sing ngidini organisasi bisa ndherekake lan terus nglibatake konstituen ngluwihi dina lomba kasebut.
Tim balap
Komunitas mlaku-mlaku seneng banget dijadwalake esuk. Gumantung ing kerumitan signage lan lokasi, acara kasebut bisa diwiwiti kanthi awal minggu sadurunge acara kasebut, kanthi aktivitas sing paling akeh kedadeyan dina sadurunge.
Nalika Y-ME bakal planning kanggo acara penggalangan dana taunan, tim kasebut biasane bisa nyoba kanggo matesi area ing ngendi dheweke mlaku-mlaku supaya ora mbutuhake wektu sumber daya sing penting kanggo nglakokke tugas operasi tartamtu kaya ngejarke dalan. Sing mlaku mung ora kompetitif, mula uga mbantu ora kudu nimbang syarat sing dibutuhake kanggo lingkungan balapan sing luwih competitive.
Jadwal kanggo dina lomba kasebut biasane mili kaya ing ngisor iki:
- Tim Perencanaan Acara Teka (2,5 jam sadurunge lumaku)
- Check-In Volunteer (2 jam sadurunge lumaku)
- Sponsor Check-In lan Setup (2 jam sadurunge lumaku)
- Registrasi Wiwiti (1,5 jam sadurunge lumaku)
- Miwiti Line Persiyapan (30 menit sadurunge lumaku)
- Opening Ceremonies (10 menit sadurunge mlaku)
- Race Wiwit
- Hiburan Main Stage wiwit (1 jam sawise mlaku wiwit)
- Stage Utama Stage Utama (sawise mlaku cedhak, ing tandha jam 1,5)
- Program Resmik Tamat (3 jam sawise mlaku wiwit)
- Résolusi acara wiwit (sawise acara resmi ends)
Tip kanggo Planning Walk Community utawa Run
Kanggo organisasi sing kasengsem kanggo nyekel komunitas utawa mlaku kanggo pisanan, Klug nawakake pirang-pirang saran sing bakal mbantu njamin acara sukses .
- Miwiti kanthi pinunjul anget, kalebu para sukarelawan, sponsor utawa tim gedhe. Netepake asil sing bisa diukur.
- Evaluasi acara pesaing ing kutha / lokasi sampeyan kanggo ngenali praktik lan wilayah sing paling apik kanggo perbaikan.
- Bekerja karo kantor lan distrik kutha mayor kanggo ngrungokake ijin sing dibutuhake lan logistik acara: wektu, lokasi, nomer peserta. Priksa manawa sampeyan wis siap kanggo rapat-rapat kasebut.
- Ngerti anggaran sampeyan lan manawa sampeyan nyimpen biaya operasi kanggo 25-30% kanggo acara anyar. Sawetara amal bakal berjuang kanggo 15-20% saka total biaya.
- Sponsor aman kanggo nresep 100% saka biaya operasi acara sampeyan.