Sawetara perancang acara aran rasa lega ing tahapan iki, pungkasané diakoni utawa dipromosikan dadi peran eksekutif liyane kanggo kontribusi.
Nanging ing pirang-pirang kasus, ora cukup kanggo mung ngrancang lan nglakokake acara bisnis sing gedhe. Acara bisnis sing paling kerep dianggep minangka investasi kanggo tujuan tartamtu, lan perancang acara kudu ngerti carane ngukur nilai program.
Pengukuran acara kanggo return on investment (ROI) utawa return on objectives (ROO) bisa dadi wilayah anyar kanggo sawetara perancang, nanging jenis usaha sing bakal nggedhekake keterlibatan lan kontribusi sakabèhé marang organisasi, nerangake Tony Lorenz, mantan CMM, presiden saka ProActive, Inc, Freemark Company, sing berbasis ing Chicago. ProActive minangka agensi strategis lan acara sing fokus ing layanan pamasaran pengalaman. Lorenz saiki CEO ing AlliedPRA.
Dasar Pengukuran Acara
Paling profesional acara ngenali sing ngukur program sing beda-beda saka organisasi menyang organisasi. Siji alasan kanggo iki yaiku model bisnis sing beda-beda ing antarane perusahaan, asosiasi, nonprofit lan liya-liyane.
Dadi apa sawetara cara sing perencana acara dijadwal kanggo ngukur acara kasebut?
Yen profesional acara dianggo ing babagan finansial saka organisasi, dheweke bakal bisa ngukur acara sing adhedhasar tabungan finansial. Contone, apa total tabungan sing didagang kanggo kamar hotel, ruang pertemuan, katering, lan liya-liyane?
Yen profesional acara dienggo ing bagean bisnis organisasi, dheweke bakal bisa ngukur acara kasebut miturut kontribusi program kanggo rencana bisnis sakabèhé. Contone, ngatur seminar minangka bagean saka peluncuran produk sakabèhé sing nyakup sawetara unit bisnis.
Lan meh kabeh perancang acara bakal nggoleki kritik ing babagan apa sing bakal dadi apik lan bisa ditingkatake ing mangsa ngarep. Apa acara sing ana ing budget ? Apa klien seneng karo hasil?
Lan nalika saben pendekatan mesthi wangun pangukuran sing bener, padha cenderung mung fokus ing pangukuran ing tingkat paling taktis. Profesional acara saiki kudu nyenengake cara nggawe kontribusi acara sing luwih strategis.
Pengukuran Peristiwa Strategis
Lorenz nerangake yen ROI patemon bisa ditampilake ing rong dimensi: ing tingkat organisasi lan peserta:
- Organisasi bisa ndeleng ROI kanthi nggabungake kabeh biaya lan mbandhingake iki kanggo nilai sing dianggep organisasi. Lan banjur nemtokake keuntungan finansial saka acara kasebut. tingkat organisasi lan ing tingkat peserta.
- ROI ing tingkat peserta bisa diukur ing tingkat individu lan ngira-ira nilai kanthi per peserta.
ProActive nyaranake klien supaya bisa ngetrapake proses kreatif, strategis kanggo nimbulake acara, lan Lorenz ngajak fokus kanggo ngukur sikap. Utamane efektif kanggo acara gedhe-gedhe:
- Nggoleki. Penemuan kudu dumadi ing wiwitan proses supaya para perancang bisa ndherek partisipasi utama kanggo mbuktekake isi pertemuan, pamicara, lan liya-liyane. Planners kudu melu pemangku kepentingan utama sing bisa nemtokake target strategis kanggo organisasi sing nyelenggarakake acara kasebut lan para peserta acara. Sampeyan bisa ngrambah kanthi nyuwun priksa, nem nganti wolung pitakonan sing wis rampung.
- Survey pra-Event. Iki wektu nalika pidato utawa perencana acara bisa nemtokake sawetara langkah kuantitatif kanggo ROI lan ROO. Survey sampel sing akeh sing ngajak kanggo ngenali masalah, keprihatinan, lan kabutuhan ing macem-macem tingkat. Iki bakal mbantu planner kanggo nemtokaken tolok ukur ukuran kanggo pesta acara.
- Pre-Meeting Core-7 Baseline. Langkah iki ngukur persepsi psikologis lan tindak tanduk marang peserta acara babagan item sing wis ditemtokake nalika ditemokake.
- Kawruh / pangerten ("Aku ngerti")
- Pamanggih / persepsi / kapercayan ("Aku setuju")
- Perasaan / Donyane ("Aku pengin")
- Kemampuan / skills ("Aku bisa")
- Niat / prasetya ("Aku bakal")
- Perilaku ("Aku iki")
- Hasil / dampak bisnis - ROI ("Aku menehi nilai")
- Desain Pertemuan. Kanthi pangerten tujuane pemangku kepentingan lan persepsi peserta, para perancang saiki bisa nemtokake tujuan utama kanggo rapat kasebut lan carane pesen kasebut bakal diwenehi. Apa jenis presentasi? Apa program kasebut kalebu lokakarya interaktif? Wis lantai tradeshow migunani kanggo ngajar pengunjung? Piranti apa sampeyan bakal digunakake kanggo ngirim lan nguatake pesen sampeyan? Sapa sing kudu dadi penutur?
- Tahan Rapat utawa Acara.
- Survei Acara / Tujo. Sawise acara kasebut, penting kanggo ngukur carane program kasebut dikirim ing benchmark kasebut sing didhasake adhedhasar hasil panemuan lan survey pra-acara. Apa program ngasilake owah-owahan ing sikap, persepsi, kepercayaan, lan liya-liyane? Bakal pamiarsa tumindak ing owah-owahan kasebut?
- Dampak Business Follow-Up. Pengukuran strategis mbutuhake fokus ing impact jangka panjang ing tindak tanduk peserta. Iki uga wektu sing apik kanggo nemtokake dampak finansial lan non-finansial saka program kasebut.
Saran kanggo Ngoptimalake Proses Pengukuran Rapat
Lorenz nawakake enem pedoman kanggo ngrampungake para perencana kanggo ningkatake acara bali:
- Aplikasi pra-rapat / pra-patemon.
- Ukara dimensi psikologis, perilaku lan finansial.
- Gunakake pangukuran ROI kanggo rapat-rapat penting sing gedhe
- Ngukur lan trek taun kanggo asil taun.
- Netepake standar profesional lan ketrampilan staf.
- Ngganti wektu
Saran kanggo Ngukur Kajuwaraan ukuran sing luwih cilik
Kanggo mesthine, program pangukuran formal kanggo program individu bakal migunani kanggo acara gedhe, mahal. Nanging apa bab liyane acara bisnis sing dijadwalake saindhenging taun - iku bisa kanggo aplikasi acara pangukuran kanggo atusan acara cilik sing ngrancang saindhenging taun?
Mesthi.
Lorenz nyaranake organisasi kasebut ngenali lima utawa enem pitakonan pathokan sing kritis kanggo organisasi kasebut. Banjur, ngukur macem-macem acara kanggo nemtokake manawa seri acara nggawe dampak psikologis, perilaku utawa finansial.
Gabung asil. Contone, yen organisasi nyekeli 30 acara sing padha ing saindhenging taun ing pasar sing beda karo tujuwan sing padha, iki mesthi bisa menehi langkah-langkah kualitatif lan kuantitatif.
"Ngilangi sukses lan mbangun langkah-langkah," Lorenz gunakake.
Pemangku kepentingan utama ing organisasi bakal nduweni ucapan sing pungkasan babagan carane efektif sing melu acara utawa rangkaian acara bakal nemtokake jumlah kredit sing kudu diwènèhaké marang sing mbantu rencana acara kasebut.