Federal Law Requires That You Keep Paycheck Records and Other Documentation
Apa Rekaman Paycheck Apa Panuku Kanggo Tetep?
Sampeyan mesthine bisa nyimpen sebagian besar cathetan sing diwajibake dening hukum mung nalika nglakoni bisnis, supaya tetep ora kudu akeh langkah utawa karya tambahan.
Deleng cathetan sing wis sampeyan kudu mangerteni sampeyan lagi selaras karo syarat IRS lan FLSA.
Cathetan bisa dikelola ing kabeh formulir, kalebu elektronik. Ing ngisor iki kudu katahan kanggo kabeh karyawan sing ora dibebasake lan sing dilindhungi dening syarat upah minimum:
- Informasi pribadhi, kalebu jeneng pegawe, alamat omah, pendhudhukan, tanggal lan tanggal lair nalika umuré 19 taun
- Jam lan dina nalika piwulangé diwiwiti
- Total jam kerja saben jam kerja lan saben minggu
- Total saben dina utawa saben minggu langsung wektu
- Rata-rata mbayar saben jam kanggo lembur
- Total bayaran lembur kanggo workweek
- Total upah sing dibayar saben periode bayar
- Tanggal pembayaran lan wektu bayar tutup.
Pekerja non-dibebasake kudu dibayar sethithik upah minimum lan nampa lembur kanggo jam apa luwih saka 40 minggu. Pegawe uga dikecualake yen dibayar sethithik $ 455 seminggu kanthi gaji lan yen dheweke nindakake tugas tartamtu, biasane administratif, eksekutif utawa manajemen.
Panjalukan wektu kanthi cepet yaiku sing ditampa sajrone 40 jam pisanan ing sajrone pakaryan.
Cathetan sing dibutuhake kanggo karyawan bebas dibedakake saka buruh sing ora dikecualake, lan informasi khusus dibutuhake kanggo karyawan rumah tangga, kanggo karyawan sing nggarap pranata gaji sing ora umum, kanggo karyawan sing ditemoni omah utawa fasilitas liyane, lan kanggo karyawan sing nampa pendidikan remedial.
Yen salah sijine buruh sampeyan gugur ing kategori kasebut, takon karo pengacara.
Bentuk Sampeyan kudu Tansah
Saliyane rekaman paycheck, sampeyan kudu nyimpen sawetara dokumen liyane ing file kanggo saben karyawan.
- Salinan ditandatangani formulir W-4 sing nampilake penahanan federal. Wangun iki bisa diganti kaping pirang-pirang supaya manawa sampeyan nyimpen wangun sing paling anyar ing ndhuwur.
- Salinan kabeh formulir sing dikuwatake karyawan nduweni potongan bayar, kalebu keuntungan lan sumbangan khusus kaya United Way utawa amal amal
- Salinan formulir aplikasi asli lan dhukungan dokumen, kaya resume utawa transkrip.
- Cathetan ing owah-owahan ing tingkat pituwas, kalebu promosi utawa demografi, lan alasan tumindak kasebut.
Apa Cara Paling Luwih Tansah Rekaman Paycheck?
Cathetan paycheck, kalebu sing nyunting kabeh jam sing digarap, owah-owahan status bayar lan tarif sing mbayar, kudu disimpen ing file sing kapisah.
Sampeyan uga kudu nyimpen rekaman kabeh owah-owahan kanggo bayaran lan tunjangan karyawan, kalebu persetujuan karyawan. Sampeyan kudu duwe ijin tertulis ing file kanggo pengirangan saka gaji pegawe, kajaba pajak FICA lan garansi .
Susan Heathfield, ahli sumber daya manungsa, nduweni informasi sing luwih rinci babagan apa sing kudu disimpen ing file personel pegawe.
Sapa sing Diijini Ndelok Records Pegawe?
Paling bisnis nyimpen cathetan karyawan ing wilayah sing diwatesi lan ngidini akses mung kanggo individu sing bisa uga kudu ndeleng rekaman amarga pangkat utawa posisi karyawan. Cathetan karyawan ora bakal bisa dicopot saka kamar rekaman. Yen sampeyan duwe luwih saka sawetara karyawan, sampeyan uga pengin nyiyapake kebijakan akses file personel supaya para karyawan sumber daya ngerti carane nrima panjaluk.
- Karyawan kudu diijini ndeleng cathetan dhewe. Sampeyan bisa uga pengin wong nginep ing kamar karo karyawan nalika dheweke ndeleng rekaman dhéwé.
- Nemtokake karyawan perusahaan sing bisa ndeleng cathetan karyawan. Akses biasane diwatesi kanggo karyawan ing departemen sumber daya manusia lan manajer lan eksekutif ing tingkat tartamtu.
- Various auditor federal lan negara bisa diijini akses menyang cathetan karyawan kanggo tujuan auditing. Sampeyan bisa njaluk njamin sadurunge ngirim akses auditor menyang cathetan karyawan.
- Pengacara sing makili karyawan ing tuntutan hukum bisa diwenehi akses ing kasus tartamtu tartamtu. Pejabat tingkat paling dhuwur utawa jabatan perusahaan kudu verifikasi panyuwunan abang sadurunge ngijini rekaman ditampilake.